Każda działalność gospodarcza posiada koszta uzyskania przychodu, a im wyższy koszt wykażę firma, tym niższy podatek dochodowy zapłaci. Jednak większość przedsiębiorców wrzuca praktycznie wszystkie wydatki prywatne i firmowe w koszta działalności licząc, że urząd skarbowy nie sprawdzi ich słuszności. Jest to najczęstszy błąd, ponieważ konkretny koszt musi być powiązany z przychodami firmy.

Trzeba wykazać, iż określony zakup został dokonany na potrzeby uzyskania lub utrzymania klienta, świadczenia usług działalności czy rozwój pracowników. Przykładem może być opłata czynszowa za wynajem biura, opłata za media i internet, meble biurowe, teczki, długopisy, papier do drukarki. Praktycznie wszystkie artykuły biurowe. Kosztem mogą okazać się również sprzęty elektroniczne oraz oprogramowania lub usługi telekomunikacyjne. Wynagrodzenia pracowników i benefity pracownicze, wyjazdy służbowe, szkolenia, wizytówki, reklama, strona WWW, samochód, paliwo, usługi księgowe lub prawne także można wrzucić w koszta działalności gospodarczej. Jednak w przypadku kontroli skarbowej zakup trzeba potwierdzić odpowiednimi dokumentami, dlatego warto zachować wszelkiego rodzaju faktury, rachunki oraz umowy.

Natomiast nie można umieszczać w kosztach działalności wydatków związanych ze składkami ZUS, nabycia gruntów, grzywien i kar pieniężnych, a także kosztów reprezentacji. W przypadku gdy niewiadome jest czy konkretny zakup można uznać za koszt, warto zwrócić się z prośbą do urzędu skarbowego o wydanie indywidualnej interpretacji. Wniosek jest dostępny na stronie Ministerstwa Finansów, a czas oczekiwania wynosi maksymalnie 3 miesiące.